Dziennik budowy – jak wypełniać, kto prowadzi, wzór

Dziennik budowy to urzędowy dokument przebiegu robót, który zakłada inwestor i formalnie prowadzi kierownik budowy – w 2026 r. możesz zrobić to zarówno w formie papierowej, jak i jako Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB). Otrzymasz go z organu, który wydał pozwolenie na budowę lub przyjął zgłoszenie, zwykle w ciągu do 3 dni od złożenia wniosku. W artykule znajdziesz, jak wypełniać dziennik budowy, kto za co odpowiada oraz jaki jest aktualny wzór i wymagane elementy. Przeczytaj, aby spokojnie przejść przez formalności bez błędów.

Co to jest dziennik budowy i kto go wydaje?

Dziennik budowy jest częścią dokumentacji budowy i pełni funkcję urzędowego rejestru wszystkich robót, zdarzeń i okoliczności na placu budowy. Jego status i sposób prowadzenia opisuje Ustawa Prawo budowlane z 7 lipca 1994 r. oraz Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 26 czerwca 2002 r. – te akty wskazują, jakie dane muszą się w nim znaleźć i kto może dokonywać wpisów.

Dokument wydaje inwestorowi ten sam organ właściwy do wydania dziennika, który wydał decyzję o pozwoleniu na budowę albo do którego trafiło zgłoszenie budowy. W praktyce jest to najczęściej organ nadzoru budowlanego lub organ administracji architektoniczno-budowlanej (starosta, prezydent miasta). Warunek jest prosty – ostateczna decyzja o pozwoleniu na budowę lub nabycie prawa do robót z tytułu zgłoszenia.

Organ ma obowiązek zarejestrować i wydać dziennik w ciągu maksymalnie 3 dni od dnia, w którym decyzja stała się wykonalna albo inwestor nabył prawo do robót. Wydanie dokumentu przez organ nadzoru budowlanego jest w obecnych przepisach określane jako usługa realizowana bezpłatnie – inwestor zwraca jedynie koszt przygotowania samego druku, jeśli organ go zapewnia.

Dziennik budowy jest jedynym oficjalnym zapisem przebiegu robót – to do niego organy i sąd sięgają przy ocenie, czy budowa została wykonana prawidłowo.

Jak wygląda papierowy dziennik budowy?

Tradycyjny, papierowy dziennik ma ściśle określone cechy techniczne wynikające z rozporządzenia. Dokument ma format A-4, ponumerowane strony i konstrukcję uniemożliwiającą zdekompletowanie. Strony przeznaczone na wpisy są podwójne – oryginał i kopia z perforacją, co pozwala na łatwe wyrwanie kopii, pozostawiając oryginał w tomie. Każda strona musi mieć pieczęć organu, który wydał dziennik.

Bardzo istotna jest strona tytułowa dziennika budowy. Znajdziesz na niej: numer dziennika budowy (nadany przez organ), datę wydania dziennika, liczbę stron dziennika, dane inwestora, dane dotyczące budowy (adres i rodzaj robót) oraz numer i datę pozwolenia na budowę lub wskazanie zgłoszenia. Te elementy identyfikują dokument i łączą go z konkretną inwestycją.

Sam druk – jako dziennik budowy papierowy – możesz kupić w miejscu, które ma w ofercie urzędowe druki: w księgarni, sklepie papierniczym albo w punkcie sprzedaży druków w urzędzie. Następnie inwestor składa go wraz z wnioskiem do organu, który dokonuje rejestracji i ostemplowania wszystkich stron.

Przy wyborze grubości tomu warto kierować się zakresem inwestycji. Dla prostych robót w zupełności wystarczy egzemplarz z kilkunastoma stronami, w przypadku domu jednorodzinnego zwykle wybiera się tom o ok. 20 stronach. Skupione inwestycje kubaturowe czy złożone przebudowy często wymagają kilku, znacznie obszerniejszych tomów.

Jak uzyskać dziennik budowy w 2026 r.?

Inwestor, który rozpoczyna budowę, ma dzisiaj dwa główne tryby działania: tradycyjny, z papierowym drukiem oraz cyfrowy, poprzez Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB). W obu przypadkach punktem wyjścia jest wniosek o wydanie dziennika budowy i prawomocne pozwolenie na budowę albo skuteczne zgłoszenie budowy.

Wniosek o wydanie dziennika budowy

Bez względu na formę nośnika, podstawą jest poprawnie wypełniony wniosek o wydanie dziennika budowy. Składa go inwestor lub jego pełnomocnik. Do wniosku dołącza się sam druk dziennika (w trybie papierowym) oraz ewentualne pełnomocnictwo, jeśli działa osoba umocowana.

Jeśli korzystasz z pełnomocnika, pojawia się opłata skarbowa za pełnomocnictwo w wysokości 17 zł od każdego stosunku pełnomocnictwa. Przepisy przewidują zwolnienie, gdy pełnomocnictwo udzielane jest: małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu, a także gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej. Wpłatę kierujesz na konto właściwego urzędu – przelewem, przekazem pocztowym albo wpłatą do kasy urzędu.

Dokumenty możesz złożyć osobiście w urzędzie miasta lub starostwie powiatowym, albo wysłać na adres urzędu, najlepiej jako list polecony. Termin rejestracji dziennika budowy nie powinien przekroczyć 3 dni od wpływu wniosku, pod warunkiem prawomocności decyzji o pozwoleniu.

Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB)

Od 20.01.2023 r. działa ogólnokrajowa aplikacja Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB), uruchomiona przez Główny Urząd Nadzoru Budowlanego (GUNB). System dostępny jest publicznie pod adresem e-dziennikbudowy.gunb.gov.pl, a informacje o nim znajdziesz także na stronie aplikacji EDB w portalu GUNB. To narzędzie pozwala prowadzić dziennik cyfrowo z dostępem 24/7, zarówno z przeglądarki, jak i poprzez aplikację mobilną EDB działającą na smartfonie bez stałego łącza internetowego.

EDB jako system teleinformatyczny ma kilka wymogów wstępnych. Aby założyć konto w systemie EDB, potrzebne są dane do logowania oparte o silne uwierzytelnianie: profil zaufany, bankowość elektroniczna lub e-dowód. Logowanie pozwala złożyć elektroniczny wniosek do organu administracji budowlanej właściwego terytorialnie, odebrać nadany dziennik i dodać do niego uczestników procesu budowlanego.

Po wejściu na stronę gov.pl wybierasz przycisk „Elektroniczny Dziennik Budowy”, tworzysz konto, wykonujesz logowanie do EDB i inicjujesz proces wydania dziennika. System umożliwia także: aktualizację informacji w dzienniku budowy, dodanie uczestników procesu budowlanego w EDB oraz złożenie dziennika do organu nadzoru po zakończeniu robót. Cała usługa wydania dziennika budowy w tym trybie jest dla inwestora bez opłaty administracyjnej.

EDB nie zmienia obowiązków uczestników procesu – zmienia jedynie nośnik z papierowego tomu na zintegrowany system działający online i w aplikacji mobilnej.

Kto prowadzi dziennik budowy i kto może robić wpisy?

Formalnie za prowadzenie i przechowywanie dokumentu odpowiada kierownik budowy. To on w imieniu inwestora organizuje wpisy i dba, aby dziennik był cały czas na budowie w miejscu bezpiecznym, ale dostępnym dla uprawnionych osób. W systemie EDB to właśnie on ma rozszerzone uprawnienia – zarządza uczestnikami, potwierdza powierzanie funkcji i ostatecznie nadaje dziennikowi status „zamknięty”.

W praktyce wpisy mogą zamieszczać tylko wskazani w rozporządzeniu uczestnicy procesu budowlanego oraz organy kontrolne. To ściśle zamknięta lista:

• inwestor lub upoważniony przedstawiciel inwestora,
• kierownik budowy oraz kierownik robót budowlanych,
• projektant oraz inspektor nadzoru inwestorskiego,
• osoby wykonujące czynności geodezyjne na terenie budowy, w tym geodeta,
• pracownicy organów nadzoru budowlanego i inne organy uprawnione do kontroli – w ramach czynności kontrolnych.

Generalny wykonawca jako firma nie jest wymieniony w rozporządzeniu – w praktyce wpisu dokonuje uprawniona osoba fizyczna pełniąca jedną z ustawowych funkcji. W EDB każdemu z nich przypisuje się rolę, a system pozwala filtrować wpisy m.in. po parametrze funkcja autora wpisu lub po polu aktualność wpisu.

W cyfrowej wersji istotne jest także zarządzanie dostępem. Inwestor lub kierownik mogą powierzać funkcje uczestnikom i określać ramy ich pracy – po zwolnieniu z funkcji dostęp nie wygasa natychmiast. Przepisy przewidują, że dana osoba ma jeszcze 14 dni na uzupełnienie wpisów, co pozwala domknąć dokumentację zakończonego etapu.

Jak wypełniać dziennik budowy?

Wpisy w dzienniku – niezależnie od formy papierowej lub EDB – mają dokumentować przebieg robót budowlanych oraz wszystkie istotne zdarzenia i okoliczności wpływające na ocenę techniczną robót, montażu czy rozbiórki. Chodzi zarówno o prace planowe, jak i sytuacje nadzwyczajne, np. odkryte kolizje, uszkodzenia, wstrzymania robót czy zmiany projektowe.

Podstawowe zasady wpisów

Rozporządzenie wymaga, aby wpisy były sporządzane trwale i czytelnie – w papierze na oryginale i kopii strony, w EDB jako kompletne rekordy. Każdy wpis musi mieć datę, jasno wskazany zakres robót, miejsce, podpis osoby dokonującej wpisu (lub identyfikator użytkownika w systemie) oraz powiązanie z konkretną funkcją na budowie. Wpisy prowadzi się w porządku chronologicznym, bez przerw i w sposób uniemożliwiający dopisywanie treści „wstecz”.

Dobry opis powinien być wyczerpujący, ale zwięzły – z wpisu musi wynikać, co zrobiono, kiedy, w jakich warunkach i przy użyciu jakich rozwiązań. Zbyt lakoniczne adnotacje typu „roboty zgodnie z projektem” bez doprecyzowania zakresu mogą zostać uznane za niewystarczające przy sporze lub kontroli. Mandat za nieprawidłowe prowadzenie dziennika może otrzymać przede wszystkim kierownik budowy.

Co z poprawkami? Jeśli trzeba skorygować treść, w papierze niewłaściwy tekst należy skreślić w sposób pozwalający go odczytać, a obok wpisać treść prawidłową z krótkim uzasadnieniem. W EDB służy do tego funkcja łatwej korekty wpisów – system zapisuje historię zmian, co znacznie ułatwia analizę dokumentacji.

Przechowywanie i kolejne tomy

Dziennik powinien fizycznie znajdować się na budowie w miejscu Suchym, chronionym przed uszkodzeniem i kradzieżą. W przypadku systemu EDB dane przechowywane są w bezpiecznej infrastrukturze teleinformatycznej, a użytkownicy mają do nich dostęp z komputerów i urządzeń mobilnych. Wciąż jednak wymagane jest zapewnienie możliwości wglądu dla inspektora czy innych organów kontrolnych na placu budowy.

Gdy zabraknie stron w papierowym tomie, inwestor występuje o kolejny dziennik budowy. Do organu trzeba wtedy przedstawić poprzedni tom wraz z wpisem kierownika budowy o kontynuacji w kolejnym dzienniku. Istnieje też ograniczenie czasowe – kolejnego tomu nie otrzymasz, jeśli przerwa w budowie była dłuższa niż 3 lata. W EDB kolejne tomy przyjmują formę nowych jednostek w systemie, powiązanych z tym samym zadaniem inwestycyjnym.

Jeśli dziennik zostanie zgubiony lub zniszczony, inwestor powinien natychmiast zgłosić to organowi nadzoru i wystąpić o nowy egzemplarz, a kierownik może ponieść odpowiedzialność mandatową.

W sytuacji utraty dokumentu odtworzenie oryginalnego dokumentu odbywa się z udziałem kierownika budowy, projektanta, inspektora i geodety. Bardzo pomagają zdjęcia z placu budowy oraz bieżąca dokumentacja fotograficzna. Te materiały choć nie są formalnie częścią dokumentacji budowy w rozumieniu ustawy, ułatwiają wierne odtworzenie przebiegu robót.

Elektroniczny dziennik budowy – jakie ma funkcje?

Cyfryzacja dokumentacji budowlanej w Polsce nabrała tempa po uruchomieniu EDB w 2023 r. W 2026 r. system ten traktuje się jako równoważny dla papierowego dziennika – Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB) jest formalnym nośnikiem danych o przebiegu robót i realizuje wszystkie wymagania z rozporządzenia. Różnica polega na sposobie pracy i wygodzie dla uczestników.

Funkcje EDB dla inwestora i kierownika

System umożliwia inwestorom i kierownikom budowy obsługę całego cyklu życia dziennika. Z poziomu jednego konta możesz: złożyć elektroniczny wniosek do organu administracji architektoniczno-budowlanej (aab) lub organu nadzoru budowlanego (nb), odebrać nadany dziennik, przypisać role uczestnikom, prowadzić wpisy i finalnie przekazać dokumentację do organu.

Znaczne ułatwienie stanowi automatyzacja pewnych czynności. System generuje automatyczne wpisy dotyczące przyjęcia i powierzenia obowiązków uczestnikom procesu budowlanego, pozwala wprowadzać statusy dziennika i zakończyć go jednym kliknięciem. Dostęp online 24/7 przydaje się zwłaszcza przy dużych inwestycjach z wieloma osobami pracującymi w różnych lokalizacjach.

EDB daje także rozbudowane narzędzia wyszukiwania – można filtrować wpisy po takich parametrach jak aktualność wpisu, typ wpisu czy funkcja autora wpisu. Dzięki temu menedżer budowy lub inspektor nadzoru szybciej dociera do danych potrzebnych przy odbiorach, sporach czy rozliczeniach.

Bezpieczeństwo i cyfrowe przechowywanie

W tle systemu działa cyfrowe przechowywanie danych w chmurze, które zabezpiecza przed fizyczną utratą dziennika. Dane są archiwizowane po zakończeniu inwestycji – archiwizacja danych po zakończeniu projektu ma znaczenie przy ewentualnych roszczeniach po zakończeniu projektu, gdy trzeba wrócić do konkretnych wpisów sprzed kilku lat. To duża przewaga nad pojedynczym papierowym tomem, narażonym na zniszczenie.

Cały proces obsługi – od logowania przez składanie wniosku, aż po nadanie statusu „zamknięty” – odbywa się w ujednoliconym systemie teleinformatycznym, zaprojektowanym i utrzymywanym przez GUNB. Dzięki temu organy, inwestor i kierownicy pracują na jednym, spójnym źródle danych.